Mesleki Güvenlik ve Sağlık Yasası (OSHA) uyarınca, çalışanlarınız, tehlikeli madde kullanımı, yangından korunma veya gürültüye maruz kalma dahil olmak üzere işle ilgili herhangi bir sayıda güvenlik ihlali için sizi ihbar etme hakkına sahiptir. Bir OSHA şikayetine nasıl yanıt verileceğini bilmek ve mevcut bir dizi prosedüre sahip olmak, şirketinizin işinde kalmasına ve şikayetin ele aldığı tüm düzenleyici gereksinimleri karşılamasına yardımcı olacaktır.
adımlar
Bölüm 1/4: İlk Telefon Görüşmesine Tepki Verme
Adım 1. Panik yapmayın
Bir OSHA şikayeti almak muhtemelen sizi şok edecek, ancak panik yapmayın! Tek yapmanız gereken sakin ve saygılı olmak, dikkatlice dinlemek ve talimatları takip etmek, gerekli değişiklikleri yapmak ve bunu gösteren bir cevap mektubu göndermek. Aslında, OSHA şikayetiniz birkaç gün içinde çözülmelidir.
Adım 2. Dikkatle dinleyin
OSHA şikayetini size bildiren ilk telefon görüşmesini aldığınızda, telefondaki temsilciyi çok dikkatli bir şekilde dinleyin. Soru sormaktan kaçının! Yapabildiğiniz kadar profesyonel olun ve tüm bilgileri yazın.
Adım 3. Herhangi bir şeyi kabul etmekten veya açıklamaktan kaçının
Temsilci ile telefonda konuşurken, herhangi bir şeyi kabul etmekten, reddetmekten veya başka bir şekilde açıklamaktan kaçının. Şimdi bunun zamanı değil. Sadece dinleyin ve mümkün olduğunca çok bilgi alın. Bu telefon görüşmesi sırasında dilinizi tutun.
“Bu iddiaları ne onaylayabilirim ne de inkar edebilirim” veya basitçe “Hemen yanıt vermek şirket politikamız değil” gibi bir şey söyleyebilirsiniz
Adım 4. Gerçek endişenizi ifade edin
Temsilcinin söyleyeceklerini duyduktan sonra, bir dakikanızı ayırın ve samimi, profesyonel bir endişenizi dile getirin. Bu şikayeti çok ciddiye aldığınızı gösterin.
Endişenizi çok doğrudan "Bu şikayeti çok ciddiye alıyorum. Çalışanlarımın ve işyerinin güvenliği benim için çok önemli" diyerek belirtebilirsiniz
Adım 5. Uyma niyetinizi açıklayın
Resmi şikayet mektubunu aldığınızda iddiaları dikkatle incelemeyi düşündüğünüzü açıklayın ve burada belirtilen talimatlara uyun. Bu şikayetin çözülmesi ve durumun düzeltilmesi için ne gerekiyorsa yapacağınızı açıkça belirtin.
"Bu konuyu incelemeye ve sorunları mümkün olan en kısa sürede düzeltmeye niyetim var" diyebilirsiniz
Adım 6. OSHA temsilcisine teşekkür edin
Telefon görüşmenizin sonunda, zaman ayırdığı için temsilciye teşekkür ettiğinizden emin olun. Bu, iletişimi olumlu ve profesyonel bir notla kapatmaya yardımcı olur.
Bölüm 2/4: Şikayet Mektubuna Yanıt Verme
Adım 1. Mektupta belirtilen OSHA standartlarını gözden geçirin
Telefon görüşmenizden çok kısa bir süre sonra OSHA'dan bir faks yazışması almalısınız. Bu sizin resmi şikayet mektubunuzdur. Bu mektubu çok dikkatli bir şekilde inceleyin ve şikayetin niteliğini belirleyin.
Adım 2. Şikayet mektubunuzun bir kopyasını gönderin
OSHA'nın talimatlarına göre, şikayet mektubunuzun bir kopyasını tüm çalışanların görebileceği bir şirket duyuru panosuna göndermelisiniz.
- Alıntı, üç iş günü boyunca (hafta sonları veya tatil günleri hariç) veya sorun düzeltilene kadar yayında kalmalıdır.
- Alıntıya itiraz etseniz bile bu yapılmalıdır.
Adım 3. "Gönderme Sertifikanızı" imzalayın ve fakslayın
"Bu mektubun bir nüshasını çalışanlarınızın görebileceği bir yere astıktan sonra, birlikte verilen "Gönderme Belgesini" imzalayın ve verilen numaraya fakslayın. Kanıt olarak faks makbuzunuzu saklayın.
Adım 4. İddiaları araştırın
OSHA şikayetinin her unsurunu olabildiğince ayrıntılı olarak inceleyin. Şikayetten rahatsız olsanız veya meşruiyetine çok fazla yer vermeseniz bile, ele alınması veya iyileştirilmesi gereken alanları arayın.
Adım 5. Düzeltme planınızı harekete geçirin
Tüm olası sorunları araştırdıktan sonra, bunları düzeltmek için bir plan yapın ve planınızı hemen harekete geçirin. Önemli değişiklikleri fotoğraflar, makbuzlar veya diğer belgeler yoluyla kaydedin.
Bölüm 3/4: Cevap Mektubunuzu Hazırlama
Adım 1. Hızlı hareket edin
Şikayet mektubunuzu aldıktan sonra en geç üç gün içinde cevap mektubunuzu hazırlamanız gerekir. Şikayet alındıktan sonra, durumu tam olarak ele almak ve bir yanıt göndermek için yalnızca beş gününüz var, bu yüzden zaman kaybetmeyin.
Adım 2. Net bir format kullanın
Şikayet mektubunuzun nasıl biçimlendirildiğine dikkatlice bakın, kullanılan ifadeye dikkat edin ve üslubuna dikkat edin. Aldığınız mektubun hem biçimini hem de tonunu eşleştirmek isteyeceksiniz.
- Mektubunuzu, aldığınız şikayet mektubundaki bilgileri yansıtacak şekilde adresleyin (şikayet mektubunuzu imzalayan temsilcinin adı dahil).
- Resmi şikayet numaranızı konu satırına ekleyin.
- Mektubunuzun selamını şikayet mektubunda kullanılanla eşleştirin.
- Giriş bölümünde niyetlerinizi mektupla (örneğin, iddiaları ele almak ve bulgularınızı sunmak için) belirtin.
Adım 3. Kendinizi gerçeklerle sınırlayın
Mektubunuzun geri kalanında, gerçekleri olabildiğince basit ve açık bir şekilde belirtin. Burası bir çalışan hakkında kötü konuşmanın, iddiaları inkar etmeye çalışmanın veya suçu başkalarını suçlamaya çalışmanın yeri değil. Şikayetiniz en hızlı şekilde giderilecektir, sadece masrafları ele alır ve durumu düzeltmek için ne yaptığınızı açıklarsanız.
Örneğin, "5 Kasım'da 2845 numaralı OSHA şikayetini aldım. Sonraki iki gün boyunca 1-3 numaralı alıntıları araştırdık ve düzeltici eylemler oluşturduk. 7 Kasım'da 1. alıntıyı düzelttik (yanlış kullanım) diyebilirsiniz. davlumbaz) ekipmanı değiştirerek (ekteki faturaya ve fotoğrafa bakın)."
Adım 4. Belgeleri sağlayın
Mektubunuzu, davanızı kapatmanıza yardımcı olacak ek evraklarla birlikte gönderin. Bu, satın alma siparişlerini, makbuzları, izleme sonuçlarını, satıcı/yüklenici iletişim bilgilerini, fotoğrafları veya yaptığınız değişiklikleri doğrulayan diğer belgeleri içerebilir.
Adım 5. Mektubu gönderin
Mektubun Onaylı Posta (makbuz imza talebi ile) veya özel kurye ile gönderilmesini sağlayın. Beş günlük sürenizi unutmayın!
Adım 6. Arayın ve takip edin
Öngörülen elinize ulaştığı tarihten itibaren üç iş günü sonunda şikayetinizle ilgili herhangi bir şey duymadıysanız, arayın ve takip edin. Vaka numaranızı hazırlayın ve bir durum raporu isteyin.
Adım 7. Bir inceleme için hazırlanın
Bir OSHA müfettişinin tesisinize uyarıda bulunmadan ortaya çıkması mümkündür. Nazik, profesyonel ve nazik olun ve yalnızca müfettiş tarafından yöneltilen belirli soruları yanıtlayın.
Adım 8. Herhangi bir cezayı ödeyin
Şikayetin niteliğine ve ciddiyetine bağlı olarak sizden ayrıca bir ceza ödemeniz istenebilir. Bu ceza, alıntının alınmasından itibaren 15 iş günü içinde doğrudan OSHA'ya bir çek gönderilerek ödenmelidir. Ödemeniz alınana kadar davanız çözülmeyecektir.
Bölüm 4/4: Bir OSHA Şikayetine İtiraz Etmek
Adım 1. Gayri resmi bir konferans talep edin
Şikayetinize itiraz etmeyi düşünüyorsanız, yerel bir OSHA temsilcisini arayıp gayri resmi bir konferans talep etmeniz şiddetle tavsiye edilir. Bu konferans sırasında, ihlalinizin doğası hakkında daha iyi bir fikir edinebilecek, düzeltme yöntemlerini tartışabilecek, çözüm seçeneklerini tartışabilecek ve hatta muhtemelen tartışmalı alıntıları ve cezaları çözebileceksiniz.
Bu, niyetiniz tam olarak uymaksa veya hangi kursu alacağınızdan emin değilseniz de yapılabilir
Adım 2. Bir “Yarışma Niyet Bildirimi” taslağı hazırlayın ve gönderin
” Şikayetin herhangi bir unsurunun asılsız olduğuna karar verdiyseniz veya tayin edilen ücrete veya indirim tarihine katılmıyorsanız, alıntınızı aldıktan sonra 15 iş günü içinde resmi bir Yarışma Niyet Bildirimi sunmalısınız. Mektubunuzda itiraz edilen şeyin tam olarak ne olduğu -alıntı, alıntının bir kısmı, ücret tutarı veya indirim tarihi- olabildiğince açık bir şekilde belirtilmelidir. Ardından bu bildirimi onaylı posta yoluyla gönderin.
Örneğin, "5 Kasım 2015'te yayınlanan alıntının 2. ve 3. maddeleri için önerilen alıntıya ve cezaya itiraz etmek istiyorum" diyebilirsiniz
Adım 3. OSHRC'nin bir duruşma planlamasını bekleyin
Yarışma Niyet Bildiriminiz alınır alınmaz, davanız resmi olarak davaya açılacaktır. İndirim ve ücret tarihleriniz bir karara varılana kadar askıya alınacak ve durumunuz OSHRC'ye iletilecektir. OSHRC, Çalışma Bakanlığı'ndan ayrı bağımsız bir kurumdur. OSHRC, davanız için bir duruşma planlayacaktır.
Adım 4. Duruşmaya katılın
Duruşma tarihiniz belirlendikten sonra, duruşmanız için hazırlanmaya başlamak ve katılabileceğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Davanızı sunmanıza yardımcı olacak bir hukuk konseyi edinmek isteyebilirsiniz. Hem işverenler hem de çalışanlar bu duruşmaya katılma hakkına sahiptir.
Adım 5. Kararı kabul etmeyi veya itiraz etmeyi seçin
Bu duruşmada, ya ilk alıntıyı ve ücretleri onaylayacak, bunları özel itirazınız için hesaba katacak şekilde değiştirecek ya da reddedecek bir karara varılacaktır. Bu durumda her iki taraf da kararı kabul etme veya OSHRC tarafından daha fazla araştırma yapılması için itirazda bulunma fırsatına sahiptir. Dava hala çözülmediyse, Federal Devre Mahkemesine gidecektir.
İpuçları
- Çalışanlarınızın OSHA şikayetinde bulunma haklarına saygı gösterin. Mesleki Güvenlik ve Sağlık Yasası'nın 11(c) Bölümü, herhangi bir işletmenin, ihbarda bulunması veya bir OSHA şikayetinde bulunması nedeniyle bir çalışanı serbest bırakmasını veya ona misilleme yapmasını yasaklar.
- OSHA ile uğraşırken soru sormayın veya mazeret üretmeyin. Bunun yerine, onlarla iletişiminizde açık ve net olun ve yalnızca elinizdeki şikayetle ilgilenin.
- İşletmenize bir OSHA müfettişi gelirse, tüm yönetim personeli yerinde olana kadar onları içeri almanıza gerek yoktur. Tüm resepsiyon görevlilerini ve güvenlik görevlilerini bu konuda bilgilendirin.
- Bu sorun çabucak çözülmezse, hukuk danışmanı almak isteyebilirsiniz.
