Bir tıp ofisinde çalışıyorsanız veya kendi muayenehanenize başlıyorsanız, hasta randevularını planlamak en önemli görevlerinizden biridir. Randevu programınızı iyi organize etmeniz, hiçbir hastanın sistemde “kaybolmamasını” ve hem hastaların hem de hekimlerin ofiste keyifli bir deneyim yaşamasını sağlayacaktır. Bu arada, programınızdaki üretkenliği en üst düzeye çıkarmak, daha fazla randevu almanıza ve ofisinizin gelirini artırmanıza olanak tanır.
adımlar
Yöntem 1/3: Randevu Planlama Sistemi Kurma
Adım 1. Hastaların telefonla, yüz yüze ve çevrimiçi olarak randevu almasına izin verin
Bu şekilde, mümkün olan en fazla sayıda hastayı aldığınızdan ve belirli bir şekilde randevu alamayan potansiyel hastaları kaybetmediğinizden emin olursunuz. Kişilerin online randevu almalarını sağlamak aynı zamanda 7/24 online erişimden faydalanmanızı ve hastaların mesai saatleri dışında randevu almalarını sağlar.
- Bu ek verimliliğe ek olarak, hastalar genellikle telefonla randevu almaktan ziyade çevrimiçi kendi kendine planlama ile daha rahat ve daha az yük hissettiklerini bildirmektedir.
- Ofisinizde kullanmak için satın alabileceğiniz çok çeşitli çevrimiçi randevu planlama yazılımı bulunmaktadır. En popüler yazılımlardan bazıları AppointmentPlus, Booker ve Thryv'dir. Elbette, kodlama ve geliştirme becerileriniz varsa kendi zamanlama yazılımınızı da oluşturabilirsiniz!
Adım 2. Randevuları için hastalara birden fazla zaman aralığı seçeneği sunun
Hastalarınıza, kendi programları için en iyi zaman aralığını seçebilmeleri için mümkün olduğunca çok seçenek verdiğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Bu bariz görünebilir, ancak hastalarınızı mutlu etmek ve zaman çakışması nedeniyle randevularını iptal etme şanslarını azaltmak için çok önemlidir.
Örneğin, bir hastaya Salı günü saat 1:00'in kendisi için çalışıp çalışmadığını sormak yerine, onlara Salı 1:00-2:00, 2:00-3 arası gibi uygun herhangi bir uygun zaman aralığını seçme fırsatı verin.:00 veya 4:00-5:00
Adım 3. Planlanan her hastanın iletişim bilgilerini not alın
Yaklaşan bir randevuyu hatırlatmak veya bir sonraki rezervasyonlarını yeniden planlamak için onlarla iletişime geçebilmeniz gerekir. Randevularını ilk aldıklarında kişinin telefon numarasını, e-posta adresini ve posta adresini sorduğunuzdan emin olun.
Randevuyu bizzat veya telefonla yapacak kişi varsa, bu bilgiyi kendisinden istemeniz yeterlidir. Randevularını çevrimiçi olarak alırlarsa, çevrimiçi portalınızda hasta iletişim bilgileri için bir alan eklediğinizden emin olun
Adım 4. Randevularından bir gün önce hastalara hatırlatmalar gönderin
Hastalar randevu saatini unutur ve gelmezse, bu, programınızda büyük bir zaman kaybına neden olur. Hatırlatıcıların kullanılması hastaların randevularına gelmeme riskini azaltarak bu zaman kaybını önlemeye yardımcı olur.
- Hastaları aramak veya mesaj atmak en iyi hatırlatma türüdür, çünkü kısa bir süre içinde yeni bir e-posta görmektense gelen bir aramayı veya mesajı fark etmeleri daha olasıdır.
- Bir hatırlatma sistemi kullanmak, istenmeyen randevuların iptalini ve yeniden planlanmasını da artırabilir, bu da hastaların randevu saatlerine daha fazla hakim olmalarına ve dolayısıyla daha memnun olmalarına neden olabilir.
Adım 5. Ofisiniz için belirlenmiş bir randevu planlayıcınız olsun
Ofisiniz için randevu programını sürdürmekten yalnızca siz sorumlu değilseniz, birini ana randevu planlayıcısı olarak işe alın veya atayın. Randevuları planlama sorumluluğunu 1 kişiye vermek, daha düzenli bir planlama prosedürüne izin verecek ve hasta ihtiyaçlarını ve bireysel doktorların tercihlerini daha iyi yansıtan bir programa yol açacaktır.
Örneğin, randevuları planlamaktan 1 kişi sorumluysa, dikkatlerini çeşitli görevlere bölmek yerine belirli hastaları veya koşulları belirli doktorlarla eşleştirmek gibi şeylere odaklanabilirler
Yöntem 2/3: Hastaları Program İçinde Triaging
Adım 1. Aynı gün içinde benzer rahatsızlıkları veya sorunları olan hastaları gruplandırın
Doktorlar, işlerine tutarlılık kattığı ve onları daha odaklı bir tıbbi zihniyete soktuğu için benzer hastaları arka arkaya tedavi etmeyi genellikle takdir eder. Böylece randevu programınızı bu şekilde düzenlemeniz hem ofisinizdeki hekimleri daha mutlu edecek hem de hastalarınızın daha etkin tedavi görmelerini sağlayacaktır.
Örneğin, belirli bir hafta boyunca cilt rahatsızlıkları için randevu alan birden fazla hasta varsa, randevuları o haftanın aynı gününe denk gelecek şekilde ayarlamaya çalışın
Adım 2. Randevuları ciddiyetine göre önceliklendirmek için bir triyaj çizelgesi kullanın
Grafik, bildirilen semptomlar, randevu aciliyeti ve randevu süresi gibi kriterleri içermelidir. Programa yeni bir randevu eklediğinizde, randevunun aynı gün mü, sonraki birkaç gün içinde mi yoksa sonraki birkaç hafta içinde mi alınacağını belirlemek için bu tabloya bakın.
- Örneğin, bir kişi randevu almak için ararsa ve yoğun ağrı ve nefes darlığı gibi semptomlar bildiriyorsa, durumları çok ciddi olabileceğinden, bunları mümkün olan en kısa sürede programa yerleştirin.
- Programda acil bir durumu olan birini hemen görmek için yer yoksa ve başka bir hastanın randevusunu yeniden planlamanız gerekiyorsa, hangi randevuların ertelenebileceğini belirlemek için çizelgeyi de kullanabilirsiniz.
Adım 3. Yeni hastalar ve karmaşık sorunları olan hastalar için çifte rezervasyon yapmaktan kaçının
Bu randevular, geri dönen hastaların ihtiyaç duyacağından daha fazla zaman ve dikkat gerektirecektir. Bunun yerine, yeni hastalarla birlikte çok az dikkat gerektiren "işte" hastaları planlayın, böylece hemşireler yeni bir hastada ilk check-in işlemini doktor muayene eden hastayla çalışırken gerçekleştirebilir.
- Bu şekilde çifte rezervasyon bir günde daha fazla hasta görmenize yardımcı olsa da, beklenmedik durumlar ortaya çıktığında sorunlarla karşılaşmanıza neden olabilir. İleride sorun yaşamamak için çifte rezervasyonu minimumda tutun.
- "Çalışan" hastaları planlamak, aynı zamanda, hastaların ihtiyaçlarına göre öncelik sıralaması yapmak ve daha ciddi sorunları olanlar için daha fazla randevu alanı bırakmak için iyi bir araçtır.
Adım 4. Programınızı hasta gereksinimlerindeki mevsimsel dalgalanmalara göre planlayın
Müşterilerinizin demografisine dayanarak, muhtemelen yılın aynı zamanlarında düzenli olarak çok sayıda randevunun alındığını göreceksiniz. Bu mevsimsel dalgalanmaları tahmin etmek için geçmiş deneyimleri kullanın ve hastalarınızın ihtiyaçlarını karşılamak için programda yeterli alan bırakın.
- Örneğin, yeni bir okul yılının başlangıcında çocukları için check-up planlayan çok sayıda insan görebilirsiniz; bu, her gün okuldan önce ve sonra bu randevular için yer bırakmaya çalışmanızı gerektirecektir.
- Genel olarak, doktor muayenehaneleri için yılın en yoğun zamanları arasında yeni bir okul yılının başlangıcı (yani, Ağustos), alerji mevsimi (yani, Nisan-Haziran) ve grip mevsimi (yani, Ekim-Şubat) bulunur.
Yöntem 3/3: Verimli Bir Randevu Takviminin Sürdürülmesi
Adım 1. Programınızı buna göre düzenlemek için haftalık bir zaman çizelgesi oluşturun
Zaman çizelgeniz, ofisinizin her hafta kaç hasta planlaması gerektiği, personelin kaç saat çalışabileceği ve bir hastanın doktora görünmeden önce kaç gün bekleyebileceği gibi bilgileri içermelidir. Bu bilgiyi zaman çizelgenizde bulundurmak, hasta ihtiyaçlarınız ile ofis çalışanlarınızın ihtiyaçları arasında denge kurmanıza yardımcı olacaktır.
Örneğin, bir hafta boyunca ofisinizin ihtiyaçlarını karşılayacak kadar hasta planladığınızı biliyorsanız, acil durumu olmayan hastaları bir sonraki haftaya önceliklendirebilirsiniz
Adım 2. Hasta birikmesini önlemek için değiştirilmiş dalga planlaması kullanın
Bu çizelgeleme modelinde hasta randevuları saatin başına yakın kümelenir ve saatin sonu açık bırakılır. Bu tür bir programla, saatin sonundaki açık alan, randevuların beklenenden daha uzun sürdüğü veya diğer öngörülemeyen durumlar için bir tampon görevi görür.
- Değiştirilmiş dalga çizelgeleme modeli, hasta bekleme sürelerini büyük ölçüde azaltacak ve böylece daha fazla genel hasta memnuniyetine yol açacaktır.
- Bir saatin sonunda boş zamanınız varsa, bu zamanı ofisteki evrakları dosyalamak, telefon görüşmeleri yapmak ve hatta personel toplantıları yapmak gibi diğer işlere yetişmek için kullanabilirsiniz.
Adım 3. Bir iptalden sonra program alanını kaybetmemek için bir bekleme listesi kullanın
Bekleme listesi oluşturarak, önceden planlanmış bir randevunun iptal edilmesi durumunda son dakikada hastaları programa ekleyebilirsiniz. Bu, bir hasta sizi iptal ettiğinde ofisinizin kaybedeceği zaman ve gelir miktarını en aza indirecektir.
Bekleme listenizi dijital formatta oluşturun ve bir program yuvası açıldığında listedeki hastalara anında bir metin veya e-posta gönderebilmeniz için ayarlayın. Bu, listedeki hastalarla telefonla iletişim kurmaktan çok daha etkilidir
Adım 4. Varış saatlerini randevu saatlerinden 20 dakika önce ayarlayın
Bu, check-in istasyonundaki personele, doktorla planlanmış randevularından önce bir hastadan gerekli tüm bilgileri toplaması için bolca zaman sağlayacaktır. Randevu saatlerinin bu şekilde düzenlenmesi, tüm bir günün programını bozabilecek türden gecikmeleri önler.
