Kişisel dosyalar kolayca ve hızlı bir şekilde düzensiz hale gelebilir. Dosyalarınız ne kadar düzensiz hale gelirse, gelecekte onları tekrar bulmak o kadar zor olacaktır. Kişisel dosyalarınızı bulmayı ve dosyalamayı kolaylaştırmaya yardımcı olmak için biraz zaman ayırıp bunları düzgün bir şekilde organize etmek isteyeceksiniz. Tam olarak kullanacağınız sistem size kalmış olacaktır. Ancak, dosyalarınızı sırayla almanıza yardımcı olmak için kullanabileceğiniz bazı temel kişisel dosya düzenleme yöntemleri vardır.
adımlar
Bölüm 1/4: Temel Organizasyon Yöntemlerini Kullanma
Adım 1. Basit tutun
Bir dosyalama sistemi oluşturmanın amacı, işleri kendiniz için kolaylaştırmaktır. Sisteminizi aşırı karmaşık veya kafa karıştırıcı hale getirmekten kaçınmak isteyeceksiniz. Sisteminizi olabildiğince basit tutmak, üzerinde çalışmanız gerekebilecek belgeleri kolayca dosyalamanıza veya almanıza yardımcı olacaktır.
- Sadece ihtiyacınız olanı dosyalayın. Çok fazla depolamak, sisteminizi hantal ve kullanımı zor hale getirebilir.
- Dosya sisteminizde gereksiz karmaşıklıktan kaçının.
- Artık ihtiyacınız olmadığından emin olduğunuz dosyaları atın.
Adım 2. Sisteminizde doğru miktarda derinlik kullanın
Dosyalarınızın sığması için birçok farklı kategori ve alt kategori oluşturmak cazip gelebilir. Ancak, yalnızca geniş düzeyli kategoriler oluşturmak ve yalnızca kesinlikle ihtiyacınız olduğu kadarını kullanmak iyi bir fikirdir. Çok fazla kategori oluşturmak, tıknaz ve verimsiz bir dosyalama sistemine neden olabilir. Sorunsuz çalışmasını sağlamak için sisteminizde doğru miktarda kurumsal derinlik oluşturduğunuzdan emin olun.
- Sisteminiz için aşırı ayrıntılı alt kategoriler yapmaktan kaçının. Örneğin, "Makbuzlar, Yiyecek, Ekmek" kullanışlı olamayacak kadar ayrıntılı olacaktır.
- Sadece aylık veya haftalık makbuzlar için bir kategoriye sahip olmak dosyalama sisteminiz için daha uygun olabilir.
- Müşteriler için bir bölüme sahip olmak ve daha sonra bunları alfabetik olarak düzenlemek, etkili bir derinlik düzeyi örneğidir.
Adım 3. Dosyalarınızı bulmayı kolaylaştırın
Dosyalama sisteminiz, bir şeyin tam olarak nerede saklandığını size bildiren bariz görsel ipuçlarına sahip olmaktan büyük fayda sağlayacaktır. Dosya sisteminizin bölümlerini belirgin hale getirmek, bir öğeyi veya bir dosyayı hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olur. Dosyalarınızı öne çıkarırken bu ipuçlarından bazılarını aklınızda bulundurun:
- Belirli kategorileri veya bölümleri belirtmek için renkli klasörler kullanın.
- Renklerin ve onlara atadığınız kategorilerin kullanışlı bir listesini tutmayı deneyin.
- Dosyalarınızı net bir şekilde etiketlemek için bir etiketleme makinesi kullanın.
- Klasörlerinizin kesimini takip edin. Her kategori veya bölüm için yalnızca bir klasör kesimi kullanmayı deneyin.
Adım 4. İhtiyacınız olan dosya kapsayıcı türlerini düşünün
Dosyalarınızı düzenlemeden önce, onları koyacak bir şey bulmanız gerekir. Tam olarak hangi tür dosya kapsayıcılarını kullanacağınız, saklamanız gereken dosya miktarına, ne kadar önemli olduklarına, belgelerin boyutlarına ve bunlara erişme sıklığına bağlı olacaktır. Hangi dosya kapsayıcılarının sizin için uygun olabileceğine dair bir fikir edinmek için bu ipuçlarından bazılarına göz atın:
- Çok önemli belgeleri saklamanız gerekiyorsa, yangına dayanıklı bir saklama kabı satın almayı düşünün.
- Bir konteyner üzerinde Underwriters' Laboratory mührünü bulmak, konteynerin 1700 derece Fahrenheit sıcaklıktaki bir yangında dosyalarınızı yaklaşık bir saat boyunca koruyacağını gösterebilir.
- Normal dosyalar için temel bir dosya dolabı satın almak isteyebilirsiniz. Hassas veya gizli dosyalar için daha güvenli bir dosya dolabı veya kasa satın almayı düşünün.
- Dosyalama kapsayıcınızın tüm dosyalarınızı tutacak yeterli alana sahip olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.
- Alışılmadık boyutta belgeleriniz varsa, saklama kabınıza sığabileceklerini kontrol edin. Örneğin, yasal boyuttaki belgeler, depolama boyutlarının yanı sıra ihtiyaç duyulan klasörün boyutunu da etkileyebilir.
Bölüm 2/4: Belgelerinizi Düzenleme
Adım 1. Tüm belgelerinizi toplayın
Belgelerinizi düzenlemeye başlamadan önce, tüm belgelerinizin önünüzde olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Henüz dosyalarınızın nasıl düzenlendiği veya düzenlendiği konusunda endişelenmeyin. Şimdilik, saklanması gerektiğini düşündüğünüz tüm belgeleri toplayın ve bunları sıralamaya hazırlanın.
- Daha önce sıralamış olduğunuz eski belgeleri çıkarın. Bunları, oluşturduğunuz yeni sisteme uyacak şekilde yeniden düzenlemek isteyebilirsiniz.
- Tüm son belgelerinizi topladığınızdan ve sıralanmaya hazır olduğunuzdan emin olun.
Adım 2. Dosyalarınızı etkin ve arşiv öğelerine ayırın
Dosyalarınızı düzenlerken, bunları iki ana kategoriye ayırmanız yararlı olabilir: birlikte çalışmanız gereken etkin dosyalar ve saklamanız gereken arşiv dosyaları. Bu, daha sık kullandığınız dosyalara erişmenize ve anında erişmeniz gerekmeyecek dosyaları düzgün bir şekilde saklamanıza yardımcı olur.
- Etkin dosyalar, yine de adreslemeniz, başvurmanız veya sık sık erişmeniz gereken belgelerdir.
- Arşiv dosyaları, yakın gelecekte ihtiyaç duymayacağınız ancak yine de kaydetmeniz gereken belgelerdir.
Adım 3. Sisteminiz için doğru kategorileri oluşturun ve etiketleyin
Dosyalarınızı tek bir yerde bir araya getirdikten sonra, bunların hızlı bir envanterini alabilirsiniz. Dosyalarınızı incelerken, sığabilecekleri genel kategorileri not edin. Dosyalarınız için kullanacağınız temel organizasyon sistemini oluşturmak için bu kategorileri yazın. Hangilerini kullanmak isteyebileceğiniz hakkında bir fikir edinmek için bu yaygın kategorilerden bazılarına göz atın:
- Doğum belgeleri, ölüm belgeleri veya evlilik belgeleri gibi alt kategorilere sahip yasal kayıtlar.
- Geçmiş mali özetlerinizi, kredi kartı bilgilerinizi, kredi raporlarınızı veya yıllık mali özetlerinizi kapsayan mali belgeler.
- Mülkiyet kayıtları.
- Diplomalar, istihdam kayıtları, sağlık kayıtları ve sigorta poliçeleri gibi kişisel belgeler.
Adım 4. Uzun süreli saklama belgelerini dosyalayın
Arşiv dosyaları olarak etiketlediğiniz belgeleri uzun süreli saklama kapsayıcınıza koyun. Bu dosyalara sık sık erişilmeyecektir, bu nedenle daha sonra geri almak için dosyalama sisteminde uygun kategorilerine yerleştirildiklerinden emin olun. Arşiv dosyaları muhtemelen dosyalanmış ve organize edilmiş belgelerinizin çoğunu oluşturacaktır.
- Uzun süreli depolama iki kategoriye daha ayrılabilir: kalıcı dosyalar ve "ölü" dosyalar.
- Kalıcı dosyalar, hala erişmeniz gerekebilecek eğitim belgeleri, çalışma belgeleri veya diğer önemli belgeleri içerebilir.
- "Ölü" dosyalar, tekrar erişmeniz gerekmeyebilecek belgelerdir. Eski vergi kayıtları bu kategoriye sığabilir. Ancak, vergi beyannamelerinin yedi yıl saklanması gerektiğini unutmayın.
Adım 5. Mevcut belgelerinizi aktif belge bölümünüze koyun
Sık kullanacağınız veya hala incelemeniz gereken dokümanların aktif dokümanlar bölümüne yerleştirilmesi gerekecektir. Dosyalama sisteminizdeki bu bölüm, arşivlemeye tam olarak hazır olmayan belgelere hızlı bir şekilde erişmenizi sağlayacaktır. Aşağıdakiler, kullanmayı düşünebileceğiniz en yaygın dört etkin belge kategorisidir:
- Hâlâ ilgilenmeniz gereken belgeler.
- Hâlâ okumanız veya incelemeniz gereken belgeler.
- Hala ödemeniz gereken faturalar.
- Uzun süreli depolamaya taşınmaya hazır belgeler.
Bölüm 3/4: Elektronik Dosyaları Düzenleme
Adım 1. Geniş kategorilerle başlayın, ardından daha spesifik olun
Tıpkı fiziksel dosyalarınızda olduğu gibi, dosyalarınızın sığdığı en geniş kategorilerle başlamak isteyeceksiniz. Örneğin, bağımsız bir yükleniciyseniz, dosyalarınızı işverene göre düzenlemek isteyebilirsiniz. Yani, her biri için bir klasör oluşturun. Ardından, dosyalarınızı her geniş kategoride daha küçük olanlara bölmelisiniz. Bu, işveren klasörlerinizin, o işverenle birlikte her proje hakkında bilgi içeren farklı klasörlere ayrılabileceği anlamına gelir.
- Her geniş kategoride tutarlı kalmayı düşünün. Bu, dosyalarınızın bulunmasını kolaylaştıracaktır. Örneğin, her projenin alt klasörünün "proje belgeleri", "faturalandırma" ve "iletişimler" gibi dosyalar içermesini sağlayabilirsiniz.
- Dosyalarınızla daha kolay veya daha alakalı görünüyorsa, klasörleri yıllara göre de geniş bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
Adım 2. Halihazırda sahip olmadığınız dosyaları elektronik olarak tarayın veya indirin
Tüm dosyalarınızın elektronik olarak tek bir yerde saklanması faydalı olabilir. Gereken zamana rağmen, elektronik olarak kaydedilebilmeleri ve yedeklenebilmeleri için mümkün olduğunca çok sayıda fiziksel belgenizi taramaya çalışmalısınız. Ayrıca, dosyalara tekrar ihtiyacınız olduğunda barındırma web sitesine erişilemez hale gelmesi durumunda, çevrimiçi olarak başka yerlerde tutulan dosyaları indirdiğinizden emin olun. Bu dosyaları diğerlerini yaptığınız gibi düzenleyin.
Adım 3. Dosyalarınıza belirli adlar verin
Dosya adları kolay anlaşılır ve benzersiz olmalıdır. Yani, dosya adlarınıza bakabilmeli ve içinde ne olduğunu hemen öğrenebilmelisiniz. Bir tarih, dosyayı içerecek klasörlerin bir göstergesi ve ayrı bir tanımlayıcı eklemeyi deneyin. Örneğin, X Corp müşteriniz için Haziran 2016'da oluşturulan bir fatura dosyası "0616_XCorp_Invoice_2" olarak adlandırılabilir. Bu, açmak için zaman ayırmadan dosyanın tam olarak ne içerdiğini bilmenizi sağlar.
Dosyalarınızı adlandırmak için hangi sistemi kullanırsanız kullanın, bunu tutarlı bir şekilde yaptığınızdan emin olun. Bir sistem seçtikten sonra ona bağlı kalın; daha sonra geri dönüp tüm dosyalarınızı yeniden adlandırmak zor olacaktır
Adım 4. Dosyalarınızı düzenli olarak yedekleyin
Elektronik dosya tutmanın birincil tehlikesi, bilgilerinizin bir bilgisayar çökmesi nedeniyle kaybolmaya açık olmasıdır. Dosyalarınızı düzenli olarak çevrimiçi yedekleme hizmetine, CD'lere veya harici bir sabit sürücüye yedekleyerek buna hazır olun. Bu depolama cihazlarını, dosyalarınızı etiketlediğiniz kadar net bir şekilde etiketlediğinizden emin olun. Harici bir sürücünüz veya CD'niz varsa, yangın veya doğal afet nedeniyle tamamen kaybı önlemek için bunları birincil konutunuzdan uzakta güvenli bir yerde saklamayı düşünün.
Bölüm 4/4: Dosyalama Sisteminizin Bakımı
Adım 1. Sisteminize ayak uydurun
Dolum sisteminizi oluşturduktan sonra, istediğiniz gibi kullanmaya devam etmek isteyeceksiniz. Çok geride kalmak, dosyalanması gereken öğeleri görmezden gelmek veya öğeleri uygunsuz bir şekilde dosyalamak, verdiğiniz zor işi geri alabilir. Sizin için çalışmaya devam etmesi için dosyalama sisteminize ayak uydurduğunuzdan emin olun.
- Bazen yerinde olmayan dosyaları aramak, sisteminizi düzenli tutmanıza yardımcı olabilir.
- Aktif belgelerinizi arşiv belge deponuzda saklamayı ihmal etmeyin.
Adım 2. Eski dosyaları kaldırın
Bazı dosyaların uzun süre saklanması gerekir. Ancak dosyalama sisteminizin boyutu sınırlı olacak ve artık gerekmeyen dosyaları düzenli olarak kaldırmanızı gerektirecektir. Dosya sisteminizin düzenli olarak ayıklanması, bu sistemin düzenli ve düzgün çalışmasına yardımcı olacaktır.
- Birçok eski finansal belgenin yıllarca saklanması gerekecektir.
- Eski bütçelerin, mali tabloların veya yıllık politikaların yalnızca bir yıl saklanması gerekebilir.
- Eski dosyaların kaldırılması, gelen belgeler için alan yaratacaktır.
- Gerekli olmayan dosyalardan kurtulmak, ihtiyacınız olan belgeleri bulmanızı kolaylaştıracaktır.
- Aynı şey elektronik dosyalar için de geçerlidir. Önceki projelerden yinelenen, eski veya gereksiz belgeleri silin.
Adım 3. Eski elektronik dosyaları arşivleyin
Hala geçerli olan veya bir gün geri dönülebilecek eski dosyalar arşivlenebilir. Bu, onları standart dosyalama sisteminizden uzak tutmak, ancak düzenli ve erişilebilir durumda tutmak anlamına gelir. Arşivlenmiş dosyalar için ek bir geniş kategori oluşturmayı düşünün. Kullanılmayan dosyaları, alt klasör biçimlendirmeleri bozulmadan bu klasöre taşıyın. Arşivlenmiş dosyaları dosya ekranınızda uzak tutmak istiyorsanız, dosya adının önüne bir "z" koymayı deneyin, böylece alfabetik dosya sıranızın en altına gider. Örneğin, "z_archive" veya benzeri bir şey diyebilirsiniz.
Adım 4. Dosyalama sisteminizi kolaylaştırın
Dosyalarınızı düzene sokmak ve bu şekilde tutmak, kişisel düzenlemeniz söz konusu olduğunda yardımcı olabilir. Ancak, dosyalama sisteminizde her zaman iyileştirme için yer olacaktır. Dosyalama sisteminizle çalışmaya devam ederken, onu daha da etkili hale getirmek için yapabileceğiniz iyileştirmelere dikkat edin.
- Kullanmıyor gibi göründüğünüz kategorilerden kurtulmak isteyebilirsiniz.
- Aşırı kullanılmış gibi görünen kategorilerin daha küçük kategorilere ayrılması gerekebilir.
