Hepimiz iş yerinde organize olmanın önemli olduğunu biliyoruz, ancak bu birçok insan için devam eden bir mücadeledir. İster inanın ister inanmayın, organize olmak göründüğü kadar göz korkutucu değildir. Birkaç hızlı düzeltme ve devam eden bazı çözümler, düşündüğünüzden daha kolay hale getirir.
adımlar
Yöntem 1/4: Alanınızı ve Zamanınızı Yönetme
Adım 1. Faaliyetlerinizi izleyin
Birkaç gününüzü günlük veya günlük aktivitelerinizin kaydını tutarak geçirin. Bu, ne yaptığınızı tam olarak anlamanıza yardımcı olacak ve belki de farkında bile olmayabilirsiniz ve organizasyonel ve üretkenlik boşluklarına ilk bakışta bir fikir verecektir. Bu alıştırma aynı zamanda büyük resim hedefleriniz göz önünde bulundurularak yapılmalıdır. Aktivite günlüğü aracılığıyla, hangi aktivitelerin zaman kaybı olabileceğini ve hangi aktivitelerin gerçekten hedeflerinizi ilerletebileceğini görebilirsiniz.
Adım 2. Verimlilik sürelerinizi belirleyin
Bazılarımız sabah insanıyız ve bazılarımız sabah fikrine siniyoruz. Günün hangi saatlerinde en üretken olduğunuzu zaten biliyor olabilirsiniz. Akşamları, sabahları, öğle yemeğini veya iş gününün yoğun saatlerinden hemen önce veya sonra tercih edin, verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için bu zamanlardan yararlanın.
Adım 3. Görevlerinize öncelik verin
Hepimiz bazı görevlerin diğerlerinden daha önemli olduğunu biliyoruz, ancak her zaman bunlara göre öncelik vermiyoruz. Bu nedenle, örneğin önemli görevleri işaretleyerek veya yıldız vererek bir sıralama sistemi geliştirin ve dürüst ve esnek olun. Hatırlatıcıları, dijital bir takvim aracılığıyla veya bilgisayarınızdaki veya masanızdaki yapışkan notlar aracılığıyla kullanın. Zamanınızın ve enerjinizin çoğunu listenizdeki en öncelikli öğelere ayırın. Örnekler, işin sonunda veya yarın teslim edilmesi gereken işler gibi zamana duyarlı görevleri içerir. Ayrıca müşterilere, patronlara veya faturaları ödeyen herkese yanıt vermeye öncelik verebilirsiniz. Ve bir görevin hassasiyetinden veya öneminden emin değilseniz, sormak her zaman iyidir.
Adım 4. Hızlı görevleri hemen tamamlayın
Tüm görevlerin önceliklendirilmesi ve gelecekteki bir tamamlanma süresi için planlanması gerekmez. Bazı görevler, planlamak veya planlamak için neredeyse başarmaları kadar zaman alır. Durum buysa ve bu görevleri hemen yerine getirebiliyorsanız, elbette yapın! Hızlı görevleri hemen ele almak, ertelemeyi önlemeye de yardımcı olur.
Adım 5. Dağınıklığı ve iş malzemelerini yönetin
Masalarımız, dağınıklıktan kasırga alanlarına kolayca gidebilir, bu da açıkçası organizasyonu engeller. Hatta bazı insanlar yalnızca temiz masa politikasıyla çalışırlar. Bu kesinlikle gerekli olmasa da, çalışma alanınızı temizlemek için adımlar atın.
- Temizle. Çöplerinizi çöpe atın ve ihtiyaç duyduğunuz malzemeleri sistematik olarak dosyalayın. Mümkün olduğunda dağınıklığı temizleyin: iş günündeki durgunluklarda, molalarda veya görevler arasında.
- Hemen kendinizden sonra temizleyin. Bu şekilde aklınızın ucunda. Ayrıca, mevcut dağınıklığın gelecekteki dağınıklığınızın bir parçası haline gelmesinin kaçınılmaz ajitasyonundan da kaçınırsınız.
- Gerekli malzemeleri el altında bulundurun. Etrafınızdaki her şey elbette dağınıklık değildir. Gerekli aletlerin mevcut olması size zaman kazandırır ve değerli alanınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar.
Adım 6. Aktiviteleri ve randevuları planlayın
Bazı insanlar yalnızca toplantı planlar, ancak yapılacaklar listesindeki etkinlikleri planlamaz. Randevuların yanı sıra en önemli görevleri planlamak da yardımcı olabilir. Örneğin, yalnızca Salı ve Perşembe günleri toplantılar yaparak günlerinizi “toplu” hale getirebilirsiniz. Kendinize yaratıcı zaman ayırmak veya beklenmedik durumlara uyum sağlamak için programınızda bazı boşluklar da bırakın.
- Bir ajanda ve takvim kullanın. Bunlar, kağıt kalem düzenleyiciler olabilir veya yazılım tabanlı takvimler ve iCalendar veya Google Asistan gibi kişisel asistan uygulamaları olabilir.
- Faaliyetlerinizi kategorize edin. Kategorilere ayırma veya renk kodlama etkinlikleri size neyin nerede önemli olduğuna dair hızlı bir görsel hatırlatma sağlayabilir. Örneğin, kategoriler yazışmaları, projeleri, etkinlikleri, toplantıları, beyin fırtınalarını ve hatta molaları veya egzersiz ve spor salonu zamanını içerebilir.
- Teknolojinizi kolaylaştırın. Örneğin Outlook gibi çevrimiçi düzenleyiciler ve e-posta platformları, yapılacaklar listelerinizi, takvimlerinizi ve adreslerinizi birleştirebilir. Bu yalnızca verimliliğinizi artırmakla kalmaz, aynı zamanda düşüncenizi düzene koymanıza da yardımcı olur.
- Mümkün olan her yerde delege edin. İş gününün çılgınlığında, her şeyi kendi başınıza yapmak zorunda olmadığınızı unutmak kolaydır. Bir asistana havale edin veya özellikle boğulmuşsanız, bir meslektaşınızdan size sağlam bir şey yapmasını ve belirli bir görevde size yardım etmesini isteyin. İşler yavaşladığında her zaman daha sonra geri ödeyebilirsiniz.
Yöntem 2/4: E-postayı Sistematik Olarak Ele Alma
Adım 1. Planlanan zamanlarda e-postayı kontrol edin
Pek çok mesaj aslında düşündüğümüz kadar zamana duyarlı olmadığı için, hepimizin gelen kutumuza yapıştırılması gerekmez. Anında e-posta takibi gerektirmeyen bir işte çalışıyorsanız, e-postanızı planlanmış zamanlarda günde yalnızca üç ila dört kez kontrol edin.
Adım 2. E-postaları dosyalayın
Mesajların gelen kutunuzda birikmesine izin vermek yerine dosyalama klasörlerini ve bayrakları kendi yararınıza kullanın. Örneğin Outlook'taki klasörler ve alt klasörler veya Gmail'in etiketleri ve birden çok gelen kutusu bir varlık olabilir. Örneğin bir gazeteciyseniz, klasörleriniz Güncel Hikayeler, Gelecek Hikayeler, Eski Hikayeler, Röportajlar ve Kaynaklar ve Öneriler ve Fikirler olarak adlandırılabilir.
Sil ve arşivle. Önemli, eski yazışmaları arşivleyin ve gerisini silin. Yukarıdaki örnekte, "Old Stories" gazetecinin arşiv klasörüdür. Eski e-postaları silmeye başladığınızda, kaç e-postanın çöp kutusuna dosya dolabından daha layık olduğuna şaşıracaksınız. Bazı insanlar ayrıca sıfır okunmamış e-posta (veya gelen kutunuzda sıfır e-posta, nokta) anlamına gelen "gelen kutusu sıfır" ile yemin eder. Klasörleri ve etiketleri kullanmanın yanı sıra arşiv özelliğinizi kullanarak, kapalı kalma süresi boyunca eski e-postaları silerek ve e-posta dağınıklığı uygulamalarını kullanarak gelen kutunuzu sıfırlayabilirsiniz
Adım 3. Daha verimli olduğunda diğer iletişim biçimlerini kullanın
Bazen hızlı bir telefon görüşmesi, 10 e-postanın işini yapabilir. Eğer öyleyse, aramayı yapın! Bir e-posta alışverişinin bir tartışmayı hak ettiğini veya önemli ölçüde ileri geri içereceğini biliyorsanız, bazen bir telefon görüşmesi yapmak daha iyidir. Siz ve tartışmanın diğer tarafı uzun, zaman alıcı e-postalar hazırlamaktan kaçınırken, genellikle telefonda daha fazla ayrıntı alırsınız. Hatta bir meslektaşınıza e-posta gönderebilir ve “Bu konuda size bir sürü sorum var. Belki bir arama daha kolay olurdu. Seni 5'te arayabilir miyim?"
Adım 4. Kesintileri sınırlayın
Stratejik molalar yardımcı olsa da, çalışma sürenizdeki kesintiler değildir. Kesintiler sizi yavaşlatabilir, çalışma ritminizi bozabilir ve düşünce treninizi kaybetmenize neden olabilir. Bu nedenle, çok meşgul olacağınızı bildiğiniz zaman, uzaktaki mesajları ve sesli mesajları kullanmayı deneyin. Bu araçlar yalnızca fiziksel olarak ofiste olmadığınız zamanlar için değildir; çok bataklıkta olduğunuzda kullanılabilirler. Birçok insanın da bir “açık kapı politikası” vardır, ancak aslında kapınızı her zaman açık tutmanız gerekmez. Kapıya "Konferans Görüşmesi Sürüyor" veya "İşgal Edildi" yazan bir dost notu bile bırakabilirsiniz. Daha sonra tekrar bırakın veya e-posta gönderin lütfen.”
Adım 5. Bulutu kullanın
Bulut bilişim daha ucuz, ölçeklenebilir, daha verimli ve daha kolay güncellenebildiği için dikkate değer. Bulutta bulunan içerik, cihazlarınız üzerinden erişebildiğiniz için özellikle yararlıdır: bilgisayarlar, tabletler, akıllı telefonlar, vb. Bulut depolama ayrıca kullanışlı bir birincil veya ikincil dijital yedekleme biçimi olarak hizmet eder. Bulutta zaten belirli bir miktarda boş disk alanınız olabileceğinden veya küçük bir yıllık ücret karşılığında kullanabileceğiniz BT yöneticinize veya yazılım sağlayıcınıza danışın.
6. Adım. Yer imlerini çevrimiçi kullanın
Başlıca tarayıcıların tümü, hızlı ve kolay erişim için favori veya en sık ziyaret ettiğiniz web adreslerini kaydedip düzenleyebileceğiniz yer imi özelliklerine sahiptir. Haberleri veya sektör güncellemelerini kontrol etmek için önemli siteleri unutmamak için bunlardan yararlanın.
Yöntem 3/4: Zamanı Kendi Avantajınız İçin Kullanma
Adım 1. Çoklu görevden kaçının
Tüm uzmanlar bu konuda hemfikir görünüyor. TV'de kulağa hızlı gelse veya havalı görünse de, çoklu görev verimli değildir ve aslında kurumsal etkinliğinize zarar verebilir. Bunun yerine, tüm dikkatinizi bir seferde bir göreve verin, halledin ve listenizdeki bir sonraki öğeye geçin.
Adım 2. Kendiniz için bir program veya zaman çizelgesi oluşturun
Neyse ki, çoğu iş, gününüzde her şeyi dakikasına kadar programlamayı gerektirmez. Bununla birlikte, gününüzün önemli anlarının ve en önemli görevlerinin ve etkinliklerinin temel bir programını tutmak, görevde kalmanıza yardımcı olabilir.
- Belirli etkinlikler için zaman sınırları belirleyin. Bazı görevler belirlenmiş zaman sınırları gerektirmez, ancak diğerlerinin üretkenliğinizi artırmak için zaman parametrelerine sahip olması gerekir. Gün boyunca gereğinden fazla zaman alan görevleri düşünün ve onlara gelecekte zaman sınırları verin.
- Diğer faaliyetler için ekstra zaman ayırın. Bazı görevler, deneyimlerden öğrendiğiniz gibi, genellikle beklenenden daha fazla zaman alır, ancak bu mutlaka kötü bir şey değildir. Bu tür etkinlikler için ve özellikle önemli etkinlikler ve toplantılar için, örneğin önce ve sonra ekstra zaman ayırın.
3. Adım. Bir zamanlayıcı uygulaması, kronometre veya çalar saat kullanın
Bunlar, dikkatli kullanıldığında etkili araçlar olabilir. Bazı insanlar, bir aktiviteden önce kendilerine önceden uyarı vermek veya arabelleğe alma süresi vermek için alarmlarını 10, 15 veya 30 dakika öncesine kurmayı sever. Ayrıca hatırlatıcı uyarıları da ayarlayabilirsiniz.
Adım 4. Aktiviteleri ertelemekten kaçının
Kendinize ertelemenin kesinlikle gerekli olup olmadığını veya bu dürtünün sadece bir erteleme örneği olup olmadığını sorun. İkincisini hissederseniz, gücü ertelemeyin! Ancak, bir faaliyetin tamamını veya bir kısmını ertelemenin kaçınılmaz olduğu durumlarda, bıraktığınız yeri mutlaka not edin ve somut planlarla yeniden planlayın. Alternatif olarak, bir acil durum planı oluşturabilirsiniz. Örneğin, yüz yüze bir toplantıyı iptal etmeniz gerekiyorsa, bunun yerine belki bir konferans araması veya web konferansı düzenleyebilirsiniz.
Yöntem 4/4: Fiziksel ve Zihinsel Olarak Sağlıklı Kalmak
Adım 1. Mola verin
Zihinsel aksama süresi üretkenliğimiz için önemlidir ve zihin için sağlıklıdır. Bazen kendimizi işimize o kadar kaptırırız ki, çok ihtiyaç duyduğumuz molalar vermek için durmayız. Mola vermek, üretkenliğimizi artıran gerekli dinlenmeyi sağlar, ancak aynı zamanda bize bir adım geri atma ve yaptığımız şeyin zamanımızı en verimli şekilde kullanıp kullanmadığını sorma fırsatı verir.
Adım 2. Daha İyi Uyuyun
Uygun uyku olmadan ertesi gün kendinizi sersemlemiş, yorgun veya uyuşuk hissedebilirsiniz, bu da çalışma programınıza ve verimliliğinize zarar verebilir. Her gece yedi ila sekiz saat kesintisiz uykuyu hedefleyin.
Adım 3. Kendinizi iş arkadaşlarınızla kıyaslamayın
İş arkadaşlarımızın çoğu işi bizimkinden farklıdır ve herkesin kendileri için çalışan farklı organizasyon yöntemleri vardır. Bir meslektaşınız için anlamlı ve etkili olan bir yöntem sizin için en iyi yöntem olmayabilir ve bunun tersi de geçerlidir.
Adım 4. Organizasyonun devam eden bir süreç olduğunu kabul edin
Mükemmel olmayı beklemeyin. Organizasyon devam ediyor ve sürekli dikkat gerektiriyor. Her gün en iyi şekilde organize olmayacaksınız, ancak küçük bir organizasyon verimliliğinizi artırmanın uzun bir yolunu bulur.
