İşyeri prosedürlerinde yapılan değişiklikler genellikle olumlu sonuçlar doğurur, şirkete zaman ve para tasarrufu sağlar veya daha olumlu bir çalışma ortamını teşvik eder. Değişim, ona kolayca uyum sağlayanlar için heyecan vericidir, ancak bazı çalışanlar için değişim alışılmadık, üzücü ve hatta korkutucu olabilir. Bilinmeyeni kabullenmeyi zor bulabilir, sıkıntı yaratabilir veya yeni politikalara bağlı kalma konusunda endişeler geliştirebilirler. İşyerinde bir lider olarak, herhangi bir geçişin mümkün olduğunca sorunsuz gerçekleşmesini sağlamak sizin işiniz. Yeni işyeri prosedürlerinin nasıl tanıtılacağını ve uygulanacağını öğrenmek, çalışanlarınızın yüksek işyeri moralini korurken değişikliklere etkili bir şekilde geçiş yapmasına yardımcı olacaktır.
adımlar
Bölüm 1/3: Prosedürel Değişikliklerin Tasarlanması
Adım 1. Maliyetlerin farkında olun
Önümüzdeki birkaç yıl içinde paradan tasarruf etmek için bir prosedür değişikliği uyguluyorsanız, bu net bir seçim gibi görünebilir. Ancak bu değişiklik maliyetli bir yeni ekipmanın kurulmasını, personelin önemli ölçüde yeniden eğitilmesini veya yeni roller üstlenmek için yeni çalışanların işe alınmasını gerektiriyorsa, uzun vadeli tasarruflardan ve faydalardan daha ağır basıp basmadığını görmek için maliyetleri karşılaştırmanız gerekebilir. Şirketinizin bu değişiklikleri uygulayıp uygulayamayacağını belirlemek için göreceli maliyetler ve uzun vadeli tasarruflar hakkında bir muhasebeciyle konuşun veya basit bir maliyet-fayda analizi yapmayı deneyin.
- Maliyet-fayda analizi, en iyi, en uygun maliyetli planı belirlemek için beklenen maliyetleri beklenen faydalarla karşılaştırır.
- Basit bir maliyet-fayda analizi yapmak için bir kağıdı iki sütuna bölün. Avantajları bir sütunda ve maliyetleri diğer sütunda listeleyin. Hangi hareket tarzının en faydalı ve uygun maliyetli olduğunu görmek için iki listeyi karşılaştırın.
Adım 2. Tanıtmayı kolaylaştırın
Getirdiğiniz prosedür değişiklikleri işinizin çalışma şeklini kökten değiştirecek olsa bile, bu değişiklikleri tanıtmayı ve uygulamayı kolaylaştırmanız önemlidir. Mümkünse, yeni değişiklikleri aşamalar veya aşamalar halinde uygulamaya çalışın. Bu şekilde çalışanlarınız yeni prosedürlere uyum sağlamayı ve uyum sağlamayı daha kolay bulacaktır.
Mümkünse, çalışanların adım adım uyum sağlamasına izin verecek şekilde değişiklikleri uygulayın. Optimum adaptasyona izin vermek için yeni prosedür değişikliklerini birkaç hafta hatta aylar boyunca kademelendirmeyi deneyin
Adım 3. Başarısını ölçün
Bir nedenden dolayı önemli prosedür değişiklikleri yapılmalıdır. Bu değişiklikleri neden yaptığınızı belirledikten sonra, değişikliklerin göreceli başarısını ölçmenin bir yolunu bulmak önemlidir. Değişikliklerin maliyet tasarrufu sağlaması gerekiyorsa, değişikliklerin birkaç ay sonra ne kadar etkili olduğunu değerlendirmek için bir maliyet karşılaştırması yapın. Değişikliklerin müşteri memnuniyetini artırması gerekiyorsa, anketlere katılın ve yaptığınız değişikliklerden memnun olan geri dönen müşterilerin sayısına göz atın.
Değişiklikleri uygulamadan önce ve sonra şirketinizin başarısını izlemek için ücretsiz veya düşük maliyetli bir finansal araç kullanmayı düşünün. InDinero veya Corelytics gibi çevrimiçi ücretsiz araçlar bulabilir veya aynı sağlayıcılardan daha ayrıntılı bir aylık hizmete abone olabilirsiniz
Adım 4. Bir kaçış planınız olsun
Açıkçası, yeni prosedür değişiklikleriyle ilgili umudunuz, işyerinde işleri daha iyi hale getirmesidir. Ama tam tersi olursa ne yaparsınız? Prosedürel değişiklikler için herhangi bir iyi planın bir yedek planı olmalı veya her şey başarısız olursa, değişiklikleri tamamen terk etmek için bir kaçış planı olmalıdır.
- Yeni değişikliklerin başarısız olması durumunda varsayılan olarak eski prosedürlere geri mi döneceğinize veya bir yedekleme planı mı uygulayacağınıza karar verin. Bir yedek plan seçiyorsanız, her ihtimale karşı somut planlar yapın.
- Çalışanlarınıza bir yedekleme planınız olduğunu veya eski prosedürlere geri dönebileceğinizi söylemekten kaçınmak isteyebilirsiniz. Onlara bunları söylemek, bir lider olarak zayıf veya etkisiz görünmenize neden olabilir ve yeterince sesli muhalefetin işleri eski haline döndüreceğini bilirlerse, çalışanların değişikliklere karşı direncini artırabilir.
Bölüm 2/3: Güven ve Kontrolün Korunması
Adım 1. Vizyonunuzu iletin
Yaptığınız prosedür değişikliklerinin şirketi ve/veya işyerini iyileştireceğine inanıyorsanız, bunu iletin. Çalışanlarınıza bundan bir yıl sonra şirketi nasıl hayal ettiğinizi bildirin ve şirketi olması gerektiğine inandığınız yere götürmenize yardımcı olacak stratejileri (bu prosedür değişiklikleri dahil) belirleyin.
- Vizyonunuzu çalışanlarınızla paylaşın. Şirketiniz için ne istediğinizi açıklarken açık ve net olun.
- Çalışanlarınızı anlayın.
- Önerdiğiniz değişikliklerle ilgili düşüncelerini, endişelerini ve genel geri bildirimlerini dile getirmelerine izin vererek çalışanlarınızı güçlendirin. Ancak şirketinizin organizasyon yapısını kaybetmeyin.
- Vizyonunuzu iletmenin ve değişiklikleri şahsen mi yoksa e-posta yoluyla mı duyurmanın en iyi olacağına karar verin. Aciliyet sorunları en iyi şekilde şahsen iletilir ve yazılı/e-posta ile gönderilen mesajlar kolayca göz ardı edilebilir.
UZMAN İPUCU
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Adım 2. Değişikliği sat
Hangi işyeri prosedür değişikliklerini uygulamaya çalışıyor olursanız olun, çalışanlarınıza "Bundan sonra böyle olacak" demek yeterli olmayabilir. Bir lider olarak liderlik etmek sizin görevinizdir ve bu, çalışanlarınızı %100 arkanızda tutmak anlamına gelir. Değişiklikleri duyurduktan sonra bunları çalışanlarınıza satabilirsiniz. Bu değişikliklerin şirket için ve nihayetinde çalışanlar için neden iyi olduğunu görmelerine yardımcı olun.
- Çalışanlarınıza bu değişiklikleri uygulamak için sizin (veya şirketin) motivasyonunu bildirin. Değişiklikler para kazandıracaksa, söyleyin. Daha iyi bir çalışma ortamı yaratacaklarsa, herkese bildirin. Motivasyon ne olursa olsun, bu değişikliklerin avantajlarının maliyetlerden ve uygulama sorunlarından daha ağır basacağını açıkça belirtin.
- İşleri yapmanın eski yolunun neden uygunsuz veya etkisiz olduğuna dikkat edin. Net bir karşıtlığa sahip olmak, çalışanların bu değişikliğin neden gerekli olduğunu anlamasını kolaylaştırabilir.
Adım 3. Herhangi bir belirsizliği ortadan kaldırın
Çalışanların değişime direnmelerinin en büyük nedenlerinden biri bilinmeyene karşı hissettikleri korkudur. Günlük işlerin nasıl işleyeceği veya bu değişikliklerde sizin ve çalışanlarınızın oynayacağı çok özel roller hakkında herhangi bir belirsizlik varsa, bu belirsizlikleri ortadan kaldırmanız gerekecektir. Bunu, çalışanlarınızın sahip olabileceği soruları, şüpheleri ve korkuları önceden tahmin ederek ve daha ortaya çıkmadan hafifleterek yapabilirsiniz.
- İşletmenin nasıl işleyeceği ve (varsa) çalışanlarınızın rollerinde ne gibi değişiklikler olacağı konusunda planlama yaparken dikkatli olun. Rollerinin değişmeyeceğini veya rollerinin herhangi bir şekilde etkileneceğini bilmelerini sağlayın, o zaman bunu en baştan netleştirin.
- Prosedürel değişiklikleri, çalışanların bu değişiklikleri çalışma şekillerinde bir gelişme olarak görecekleri şekilde çerçevelemeye çalışın. Belirsiz prosedür duyurularını çevreleyen şüpheyi ortadan kaldırır ve bu değişiklikleri daha iyi bir çalışma ortamı veya daha sorunsuz bir operasyon düzeni oluşturmanın bir yolu olarak yeniden çerçevelerseniz, çalışanlarınız büyük olasılıkla daha fazla gemide olacaktır.
UZMAN İPUCU
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Çeşitlilik, Eşitlik ve Katılım Danışmanı
Uzmanımız Kabul Ediyor:
Usul değişiklikleri uygulandıkça ve yeni kurallar veya yönergeler oluşturulurken, değişikliğin hangi yönlerinin pazarlık konusu olmayacağı ve hangilerinin esnekliğe sahip olacağı konusunda net olun. Örneğin, diyebilirsiniz,"
Adım 4. Doğru zamanlayın
Bazı iş uzmanları, bir prosedür duyurusunun zamanlamasının, çalışanları işe almada en büyük faktör olabileceğini tavsiye ediyor. Her durum ve iş yeri farklı olduğu için zamanlamanın ne zaman doğru olacağına dair kesin bir kural yoktur, ancak değişikliklerin çalışanlarınızı nasıl etkilediğinin farkında olmak duyuru ve uygulamayı biraz daha iyi zamanlamanıza yardımcı olabilir.
- Yeni prosedürler ek eğitim gerektiriyorsa, bu prosedürlerin uygulanmasını çalışanlarınıza hazırlanmaları için yeterli zaman verecek şekilde zamanlamaya çalışın. Örneğin, takip eden Pazartesi günü yürürlüğe girecek olan yeni prosedürleri Cuma günü duyurmayın. Bu, çalışanların eğitim için hafta sonu gelmelerini veya değişikliklerin yürürlüğe girdiği gün bir şeyler bulmak için uğraşmalarını gerektirebilir.
- Mümkünse, prosedür değişikliklerini, gerçekleşmelerinden birkaç hafta önce duyurun. Bu, herkese yeni prosedürleri okuma, eskilerinden nasıl farklı olduklarını anlama ve gerekli değişiklikleri nasıl yapacağını öğrenme şansı verecektir.
Bölüm 3/3: Değişiklikleri Uygulama
Adım 1. Şirketinizin kimliğini kaybetmeyin
Prosedürel değişiklikler genellikle iyidir, ancak çalışanlarınızın şirketi artık tanımayacağı kadar radikal olmamalıdır - en azından bir gecede değil. Bilinen rahatlığın yanı sıra, çalışanlarınızın birçoğunun imajı/kimliği veya orijinal misyonu nedeniyle şirkete sadık ve bağlı olabileceğini unutmayın. Bu yönleri uzun vadeli bir planla değiştirmek sorun değil, ancak kısa bir süre içinde radikal değişiklikler yapmak en sadık çalışanlarınızı yabancılaştırabilir veya alarma geçirebilir.
Adım 2. Giriş arayın
Çalışanlarınızın memnuniyet derecesi, değişikliklerin ne kadar etkili olduğunun en iyi göstergelerinden biri olacaktır. Bazı çalışanlar, elbette, ne olursa olsun değişime direneceklerdir, ancak diğer çalışanlar, bu değişikliklerin gerçekte nasıl uygulanacağı konusunda çekinceleri olsa da, genel yönü beğenebilir.
- Çalışan memnuniyetini sağlamanın ve gerekli olabilecek gelecekteki değişiklikleri ölçmenin kolay bir yolu, çalışanlardan değişiklikler hakkında geri bildirim istemektir. Değişiklikleri tersine çevirmeye açık olmasanız da, bu değişikliklerin nasıl uygulanacağı konusunda çalışanların katkılarına ve işbirliğine değer verdiğinizi bilmelerini sağlayın.
- Değişikliklerin nasıl uygulandığına dair geri bildirim ve değişikliklerin nasıl daha başarılı bir şekilde uygulanabileceğine dair girdi almak için bir görev gücü veya komitesi oluşturmayı düşünün.
Adım 3. Çalışan performansını ödüllendirin
Çalışanları yeni prosedür değişiklikleriyle birlikte çalışmaya dahil etmenin bir yolu, çalışanlarınız için kısa vadeli hedefler oluşturmak ve bu hedeflere ulaşanları ödüllendirmektir. Önemsiz bir hareket gibi görünebilir, ancak değişiklikler için destek oluşturmaya yardımcı olabilir ve bu değişiklikleri uygulamak için güçlü bir istek uyandırabilir.
İpuçları
- Çalışanlarınızı mümkün olan en kısa sürede sürece dahil edin ve prosedürlerdeki değişikliklere dahil edin.
- Bu sürecin planlama veya uygulama kısmında çalışanlardan yardım almaya çalışın.
- İşyerinde esnekliği teşvik edin. Çalışanlarınız değişime ne kadar iyi uyum sağlarsa, bu süreç herkes için o kadar kolay olacaktır.
