Biri sizi hayal kırıklığına uğratırsa veya başınıza bir şey gelirse, üzgün, hüsrana uğramış veya düpedüz kızgın hissetmeniz tamamen normaldir. Ancak çoğu zaman en iyi yanıt, endişelerinizi ve hayal kırıklığınızı profesyonelce dile getirebilmeniz için sakin ve toplanmış olmaktır. Soğukkanlılığınızı korur ve soğukkanlılığınızı korursanız, kendinizi profesyonelce ifade etmek zor değildir. Hayal kırıklığınızı e-posta, mektup veya şahsen iletmeyi tercih edin, her şey doğru dili kullanmak ve kendinizi doğru şekilde yönetmekle ilgilidir.
adımlar
Yöntem 1/3: Profesyonel Bir E-posta Gönderme
Adım 1. İşle ilgili bir sorunla ilgili hayal kırıklığını ifade etmek için e-postayı kullanın
Bir iş arkadaşınız veya yöneticiniz sizi hayal kırıklığına uğrattıysa, e-posta hayal kırıklığınızı ifade etmenin harika bir yoludur ve aynı zamanda gelecekteki sorunların ortaya çıkması durumunda dijital bir kayıt tutar. Potansiyel bir iş fırsatı için reddedilirseniz de bir e-posta gönderebilirsiniz.
- Bir e-posta, tatil gibi bir isteği veya önerdiğiniz bir fikri reddederse, hayal kırıklığınızı patronunuza iletmenin iyi bir yoludur.
- Duygularınızı incitebilse de, bir iş için reddedildikten sonra bir takip e-postası göndermek her zaman iyi bir fikirdir.
Adım 2. Orijinal bir e-posta taslağı hazırlıyorsanız kısa ve doğrudan bir konu satırı yazın
Kısa ve öz olun ve konu satırında e-postanın ne hakkında olduğunu açıkça belirtin. Alıcının daha ciddiye alması için e-postanızın daha profesyonel görünmesini sağlamak için uzun bir cümle veya kaba bir dil kullanmaktan kaçının. 5 kelimeden uzun olmayan bir konu seçin ve e-postanın konu satırına yazın.
Örneğin, bir iş arkadaşınıza kaçırılan bir son teslim tarihi hakkında bir e-posta yazıyorsanız, "Kaçırılan Teslim Tarihi" gibi bir konu satırı ekleyebilirsiniz
Not:
Potansiyel bir iş için geri çevrildiğinizi bildiren bir e-posta gibi bir e-postaya yanıt veriyorsanız, yazışmalarınızın düzenli bir kaydını tutmak için yeni bir e-posta oluşturmak yerine orijinal e-postayı yanıtlayın.
Adım 3. Sesi ayarlamak için e-postanıza profesyonel bir selamlama ile başlayın
E-postanızı resmi bir selamlama ile açın, böylece e-postanızın profesyonel olduğu en başından belli olur. Kişiyle ilişkinize uygun bir selamlama seçin. Örneğin, Matthew Smith adında bir yöneticiyle ilk adınız varsa, e-postanızı "Sevgili Matt" gibi başlatabilirsiniz.
- Alıcıyla çok açık ve sıradan bir ilişkiniz varsa, 'Hey Matt' gibi bir şey söyleyebilirsiniz.
- Hiç tanışmadığınız birine bir e-posta yazıyorsanız, 'Bu kimin için geçerli olabilir' ile başlayın.
- Adreslemek istediğiniz birden fazla alıcıya sahip grup e-postaları için "Tümü" demeniz yeterlidir.
Adım 4. E-postayı dostça tutmak için kısa bir hoşluk ekleyin
Alıcıyı selamladıktan sonra, e-postanızın ilk satırını arkadaş canlısı ama profesyonel olduğunuzu gösteren kısa bir kenara veya hoş bir değiş tokuş yapın. Kısa tutun ve e-postanızın özüne ulaşmadan önce 2 veya 3 satırlık küçük konuşmayı geçmeyin.
- "Umarım iyisindir" veya "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur" gibi bir şeyle başlamayı deneyin.
- Bu kişiyle ilişkiniz sıradansa, “Umarım geçen hafta sonu konserde harika zaman geçirmişsinizdir” gibi kişisel bir ayrıntıdan bahsedebilirsiniz.
Adım 5. E-postanın gövdesinde hayal kırıklığınızı açıkça belirtin
Bir selamlama ve kısa bir hoşgeldin ile e-postanız için ortamı hazırladıktan sonra, doğrudan hayal kırıklığınızı ifade etme işine geçin. Onlara nasıl hissettiğinizi açıkça söyleyin, ancak dilinizi resmi tutun ve mümkün olduğunca profesyonel görünmek için alay, tehdit veya küfür kullanmaktan kaçının. Tüm şikayetlerinizi listeleyin ve e-postanızın elinizdeki konuya odaklanması için mümkünse e-postanızın gövdesini 1 paragrafta tutun.
- Örneğin, potansiyel bir iş için geri çevrildiyseniz, “Farklı bir yöne gitmeye karar verdiğinizi duyduğuma üzüldüm. Fırsatı dört gözle bekliyordum, bu yüzden başka birini işe alma kararından dolayı hayal kırıklığına uğradım."
- Hayal kırıklığınızı ifade etmek için bir iş arkadaşınıza veya çalışana yazıyorsanız, "Bazı politika ve prosedürlerin gerektiği gibi izlenmediği dikkatimi çekti. Politikaların bir nedeni var, bu yüzden göz ardı edildiğini öğrenmek hayal kırıklığı yaratıyor.”
Adım 6. E-posta boyunca dilinizi ve tonunuzu saygılı tutun
Karşınızdaki kişiye kişisel olarak saldırıyormuşsunuz gibi hissettirmeden hayal kırıklığınızı net bir şekilde iletmek için resmi ve saygılı bir dil kullanın. Yazının bir başkası tarafından okunması veya halka açılması durumunda nasıl algılanacağını hayal edin ve yazınızı kendinizin profesyonel bir temsili olarak yaratın.
- Bir çalışana veya yöneticiye e-posta gönderiyorsanız, e-postanızın başka kişilerle paylaşılması olasıdır, bu nedenle yazınızın saygılı ve profesyonel olması önemlidir.
- Örneğin, “Sorununuzun ne olduğunu ve prosedürü takip etmeyi neden reddettiğini anlamıyorum” gibi bir şey söylemek yerine, “Daha önce tartıştığımız gibi, prosedürler herkesi aynı şekilde tutmak için tasarlanmıştır” gibi bir şey söyleyin. sayfa, bu yüzden herkes tarafından takip edilmelidir.”
Adım 7. E-postanızı olumlu bir not ve harekete geçirici mesajla sonlandırın
Bir toplantı ayarlamak veya herhangi bir sorusu varsa alıcıyı size gelmeye davet etmek gibi eyleme geçirilebilir bilgileri ekleyerek e-postanızı tamamlayın. Birkaç olumlu not da ekleyin. Mutlu olduğunuz şeylerden bahsedin veya iyi yaptığı bir şey için kişiyi övün, böylece sadece onları azarlamadığınızı, aynı zamanda onların en iyi çıkarlarına sahip olduğunuzu hissettirin.
- Örneğin, görüşmecinize “Ancak şirketinizle görüşme fırsatı bulduğum için minnettarım. Gelecekte bir şeyler açılırsa lütfen bana haber verin!”
- Bir çalışana veya iş arkadaşınıza yazıyorsanız, "Bunun üzerinde gerçekten çok çalıştığınızı biliyorum, sadece dikkatinizi çekebilmeniz için dikkatinize sunmak istedim" gibi bir şey deneyin. gelecekteki olası sorunlar için.”
8. Adım. E-postayı göndermeden önce nasıl ses çıkardığını öğrenmek için yüksek sesle okuyun
Tüm e-postanızı yüksek sesle okumak için bir dakikanızı ayırın, böylece yazınızın tonunu duyabilir ve herhangi bir yazım veya dilbilgisi hatası olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Herhangi bir yazım hatası, yazım hatası veya hantal bir dil bulursanız düzeltin! Tonunuz çok yumuşak veya çok sertse, dili profesyonel ama sert olacak şekilde ayarlayın. Memnun kaldığınızda, amaçladığı kişiye gönderin.
- Ayrıca, bir arkadaşınızın veya iş arkadaşınızın, e-postanızı göndermeden önce, kulağa hoş geldiğinden emin olmak için okumasını sağlayabilirsiniz.
- Yazım hataları veya eksik kelimeler e-postanızın etkisini gerçekten ortadan kaldırabilir, bu nedenle yazınızı düzeltmek için zaman ayırın.
Yöntem 2/3: Resmi Şikayet Mektubu Yazma
Adım 1. Bir şirkete mektup gönderin veya yanıt alamadıysanız
Bir üründen veya bir şirketin davranışından hayal kırıklığına uğradıysanız, şikayetinizi detaylandıran resmi bir mektup yazmak, onlarla iletişim kurmanın en profesyonel yoludur. Başka bir yolla biriyle iletişime geçemediyseniz, hayal kırıklığınızı ifade etmek ve sorunlarınızı detaylandırmak için son çare olarak resmi bir mektup kullanın.
Bir mektubu, sorununuzu tartışmak için birisiyle iletişime geçmeye çalıştığınızı kanıtlamak için son bir girişim olarak da kullanabilirsiniz
Adım 2. Sorununuzu ilk cümlede açıkça belirtin
Hayal kırıklığına uğradığınız her ne ise, mektubunuzun ilk cümlesine koyarak bunu hemen açıklığa kavuşturun. Doğrudan ve özlü olun ve tüm mektubunuzun tonunu belirlemek için sorununuzu veya şikayetinizi açık ve profesyonel bir şekilde belirtin.
- Örneğin, sizi etkileyen bir politika hakkında şikayette bulunmak için bir şirkete yazıyorsanız, "Şirketinizin iade politikasıyla ilgili hayal kırıklığımı ve hayal kırıklığımı ifade etmek için yazıyorum" ile başlayabilirsiniz.
- Ulaşamadığınız birine mektup yazıyorsanız, “Bu mektubu, teminatımla ilgili sorularıma ulaşamadıktan sonra yanıt vermemeniz nedeniyle yazıyorum. telefon ya da e-posta yoluyla."
Adım 3. Sorununuzla ilgili ayrıntıları ve bilgileri eklemek için mektubunuzun gövdesini kullanın
Hayal kırıklığınızı ve sorununuzu belirttikten sonra, mektubunuzu genişletmek ve hayal kırıklığınızı açıklamak için belirli ayrıntılar ve bilgiler eklemek için mektubunuzun geri kalanını kullanın. Sorununuzu çözmek için attığınız adımların yanı sıra yardım için onlara ulaşmak için gösterdiğiniz çabalardan bahsedin.
Uç:
Onlara ulaşmaya çalıştıysanız veya endişelerinizi gidermek için söz verdilerse, onlarla iletişim kurmaya çalıştığınız veya sorunu çözmeyi taahhüt ettikleri tarihleri belirtin.
Adım 4. Mektubunuzda öfkeli, alaycı veya tehdit edici bir dil kullanmaktan kaçının
Mektubunuz boyunca dilinizi ve tonunuzu resmi ve profesyonel tutun. Yazınızın olabildiğince profesyonel görünmesi için asla küfür veya tehdit edici bir dil kullanmayın ve alaycılıktan kaçının.
- Bir mahkeme davası için mektubunuzu ibraz etmeniz gerekirse, kendinizi olabildiğince profesyonel göstermek istersiniz.
- Küfür etmek veya şiddet içeren bir dil kullanmak, agresif ve profesyonel görünmemenizi sağlar.
Adım 5. Şikayetinizle ilgili tüm belgelerin kopyalarını ekleyin
İddialarınızı destekleyen veya kanıtlayan resimleriniz, sözleşmeleriniz veya diğer belgeleriniz varsa, bunların bir kopyasını alın ve mektubunuza ekleyin. Yaptığınız herhangi bir iddiaya daha fazla geçerlilik katmak için mektubunuzda bunlara atıfta bulunduğunuzdan emin olun.
Örneğin, mektubunuzda "Bitmiş ürünün nasıl göründüğünün resimlerini ekledim, gördüğünüz gibi tatmin edici olmaktan uzak" gibi bir şey söyleyebilirsiniz
Adım 6. Sonucunuzdan sonra iletişim bilgilerinizi ekleyin
Mektubunuzu, ana endişelerinizi ve bunları çözmek için yapılmasını istediğiniz eylemleri özetleyen bir paragrafla bitirin. Kişi veya şirketin sorunu çözmeye çalışmak veya konuyu daha fazla tartışmak için sizinle iletişime geçmesini istiyorsanız, iletişim bilgilerinizi en altta eklediğinizden emin olun.
- Mektubu, “Saygılarımla”, “Saygılarımızla” veya “Saygılarımızla” gibi resmi bir kapanışla ve ardından adınızla imzalayın.
- Size ulaşmak için kullanmalarını istediğiniz telefon numarasını veya e-posta adresini verin.
Adım 7. Mektubu, imzalanması için onaylı posta kullanarak gönderin
Aldığınıza dair kanıtınız olması için, alıcının imzalamasını gerektiren onaylı posta veya mektup teslimi seçeneğini kullanın. Onlara bir mektup yazdığınızı kanıtlamanız veya bir dava için vermeniz gerekirse, makbuzu saklayın.
Yöntem 3/3: Biriyle Profesyonelce Konuşmak
Adım 1. Kayıtta istemiyorsanız, doğrudan birisiyle konuşun
Hayal kırıklığınızı kağıt üzerinde bir iz bırakmadan veya konuşmanızın daha sonra gözden geçirilmesinden endişe duymadan ifade etmeyi tercih ediyorsanız, yüz yüze konuşmanın yolu budur. Ek olarak, biriyle doğrudan bir konuşma, tepkilerini ölçmenize ve daha kişisel bir dokunuş eklemenize olanak tanır.
- Ayrıca, hayal kırıklığına uğradığınız biriyle basitçe konuşmak genellikle çok daha hızlı olabilir.
- Biriyle konuşmak, hayal kırıklığınızı veya hayal kırıklığınızı gerçekten iletmek için kendi beden dilinizi ve ses tonunuzu kullanmanızı sağlar.
Adım 2. Konuyu tartışmak için kişiden sizinle özel olarak görüşmesini isteyin
Bu kişiyle diğer insanlardan uzakta konuşun, böylece potansiyel olarak onları utandırmadan kendinizi özgürce ifade edebilirsiniz. Daha profesyonel olması için bir toplantı planlayın veya sizinle konferans odası, ofis ve hatta kahve dükkanı gibi bir yerde buluşmalarını isteyin.
- Kendileri için en iyi zaman ve yerin ne olduğunu sormak için onları arayın veya bir e-posta gönderin.
- Kendinizi hayal kırıklığınızı özel olarak ifade edemediğiniz bir durumda bulursanız, olabildiğince profesyonel kalmaya çalışın ve soğukkanlılığınızı kontrol altında tutun.
Uç:
Onlarla hemen konuşmanız gerekiyorsa, onlara "Bir anınız var mı? Seninle konuşmam lazım."
Adım 3. Sohbete teşekkür ederek ve nasıl olduklarını sorarak başlayın
Hayal kırıklığınızı ifade etmeye başlamadan önce, sizinle buluşmaya ve ruh halini ölçmeye zaman ayırdığı için kişiye teşekkür etmek için bir dakikanızı ayırın. Onlara nasıl olduklarını ve bu konu hakkında sizinle konuşmaya hazır olup olmadıklarını sorun. Kızgın veya gergin görünüyorlarsa, onları sakinleştirmeye çalışın veya daha sonra onlarla konuşmak için bekleyin. İyi görünüyorlarsa, devam edin ve sorununuzu veya sorununuzu tartışmaya başlayın.
- Sağdan başlamak, konuşmanın sorunsuz ve profesyonelce ilerlemesine yardımcı olacaktır.
- Örneğin, “Zaman ayırdığınız için çok teşekkürler. Fazla uzatmayacağım, sadece seninle gerçekten bir şey konuşmam gerek."
Adım 4. Şikayetinizi açıkça ve doğrudan belirtin
Kişiye belirli ve duygusuz bir dil kullanarak neden hayal kırıklığına uğradığınızı söyleyin. Doğrudan ve nesnel olun ve memnun olmadığınızın tüm nedenlerini listeleyin, ancak bir yanlışlık listesiyle onları azarlamaktan kaçının. Duygularınızı iletmek için sakin, profesyonel bir dil kullanın ve sesinizi yükseltmekten veya küfür kullanmaktan kaçının.
- Bağırmak ve küfretmek sizi yalnızca agresif ve profesyonellikten uzak gösterir.
- Örneğin, aşırı duygusallaşmadan onlara nasıl hissettiğinizi söyleyin. Şöyle bir şey söyleyebilirsiniz: “Böyle bir şey yaptığınızda, bunun beni nasıl etkilediğini umursamadığınızı hissediyorum ve dürüst olmak gerekirse, bu can sıkıcı ve hayal kırıklığı yaratıyor.
Adım 5. Toplantınızı bitirmeden önce soruları olup olmadığını sorun
Hayal kırıklığınızı dile getirdikten ve gerekçenizi açıkladıktan sonra, kişiye konuşma şansı verin. Size herhangi bir soruları olup olmadığını veya herhangi bir karışıklık olmaması için onlara söylediğiniz herhangi bir şey hakkında net olmadıklarını sorun. Ardından, konuşmayı bitirmeden önce sizinle görüştükleri için onlara tekrar teşekkür edin.
Mümkünse, gelecek için çözümler veya iyileştirmeler sunun
İpuçları
- Öfkeliyken asla e-posta yazmayın, mektup yazmayın veya sohbet etmeyin. Başlamadan önce kendinizi sakinleştirmek için birkaç nefes alın, böylece kafanız berrak olsun.
- Başkalarının önünde biriyle sohbet etmekten kaçının. Onlarla özel olarak konuşmak ve buluşmak için müsait olana kadar bekleyin.
